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Mostay Guia para hacer una checklist realmente efectiva
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Checklists: La forma más efectiva de hacer tu trabajo.

¿Sientes estás teniendo problemas para lograr tus objetivos diarios? o ¿te pasa que cuando haces una tarea muy compleja sueles olvidar pasos importantes?, muchas veces esto se debe a que hace falta un poco más de organización o estandarización de los procesos. Una checklist realmente efectiva es una herramienta que te puede ayudar a organizar mas estratégicamente tus metas.

Hablaremos de los Checklists

Las checklists son una herramienta que he utilizado por muchos años, que me han ayudado a organizar tareas que son muy complejas, que tengo que repetir una y otra vez. Por ejemplo para crear mis videos para YouTube tengo que:

  • Investigar
  • Crear un Guión
  • Hacer un Storyboard
  • Grabar Video
  • Grabar Audio
  • Grabar B-Roll
  • Editar
  • Seleccionar la Música
  • Animar
  • hacer render para varios formatos.

Todo eso solo el inicio, porque una vez publicado el video en YouTube tengo que hacer el artículo para este Blog, crear carruseles para Instagram y Linkedin, Crear post e Stories, etc.

Si dejo todos estos procesos a mi capacidad de recordar cada paso de cada tarea, creo que nunca lograría terminar las piezas con la calidad que quiero. Para darle un sentido a todo esto, tenemos que saber…

¿Por qué cometemos errores?

Hay dos razones por las que tendemos a cometer errores en el ámbito profesional, por Ignorancia o por Ineptitud.

Por Ignorancia es cuando no tenemos el conocimiento suficiente para realizar la tarea a cierto nivel de excelencia.

Ineptitud es cuando tenemos el conocimiento para hacer la tarea pero no lo hacemos o nos saltamos pasos importantes.

En este artículo nos vamos a enfocar en lo último.

Como humanos somos poco confiables para hacer bien las cosas el 100% de las veces. Cuando realizamos tareas complejas suele pasar que olvidamos o simplemente nos saltamos algún paso importante del proceso y es donde vienen los errores.

Esto se hace mucho mas evidentes en profesiones donde la vida de otros depende de nuestra capacidad de realizar esas tareas a la perfección todo el tiempo, como los médicos, ingenieros, arquitectos y pilotos de aviones comerciales.

En el libro The Checklist Manifesto el autor Dr Atul Gawande habla de como con la implementación de un checklist ayudo a reducir las complicaciones en cirugías en un 35% y de muertes por errores evitables en un 47% en las salas de operaciones del mundo, sin importar que tan sofisticado fuera el hospital. El resultado siempre fue el mismo.

Obviamente hacer un video para YouTube no es Cirugia Cardiovascular, pero hacer un checklist me ha liberado de recordad cada vez que voy a hacer un render, revisar que todo este colorizado, que todos los clips de B-Roll estén en el tiempo adecuado o si puse la pequeña animación de subscribirse y darle click a la campana.

Existen dos tipos de Checklist

Hacer – Confirmar: en la que hacemos el proceso completo y luego con un Checklist revisamos si no saltamos algún paso y si todo esta correcto.

Leer – Hacer: cuando utilizamos el Checklist para ejecutar las tareas paso-a-paso como una forma de seguir instrucciones.

Yo particularmente utilizo esta última. Pero…

¿Cómo hacer una checklist realmente efectiva?

¿Cómo hago una checklist realmente efectiva?

Crear una Checklist que sea corta pero útil es mucho mas difícil que crear una lista enorme, porque para hacer una lista corta y efectiva requiere que reduzcas el proceso a solo los pasos fundamentales, que apliques ese 80/20 del principio de Pareto y hacer las acciones que realmente importan. El autor de The Checklist Manifesto recomienda 4 pasos para crear una lista realmente útil.

Debe tener Puntos de Pausa

Atul habla de insertar Puntos de Pausa en momentos importantes del proceso. Estos tienen que ser un punto particular donde sepas que puedes tomar un momento para aplicar efectivamente esta lista, por ejemplo: para mi es antes de grabar, aplico la lista para poner a cargar todas las baterías de las cámaras, de las luces, limpiar las memorias, acomodar el set, etc. Esa lista no tendría sentido después de grabar.

Rapidez

Cada Checklist debe ser de menos de 60 segundos para completar. Debes apuntar de 5 a 9 tareas esenciales. Estas son tareas que si las saltas dará como resultado un trabajo de calidad pobre, tendrá un impacto negativo en el proyecto o en la vida de las personas. En el ejemplo anterior me lleva un tiempo corto revisar las baterías, poner a cargar las que están descargadas, revisar las memorias, etc.

Suplementar Conocimiento Existente

Una Checklist no debe permitir que apagues tu cerebro y que ejecutes las tareas como un robot. Cada tarea debe ser un recordatorio corto o una manera de disparar una rutina que ya es familiar para ti. No es una lista para aprender como hacer algo. En mi lista de post-producción no estoy aprendiendo a como colorizar, pero si estoy revisando si todos los clips tienen la colorización adecuada con el look and feel general de la pieza.

Probar y Actualizar

Una buena lista debe ser creada en base a errores cometidos en el pasado y en las lecciones aprendidas, de otra forma no confiaras en ella. No debe estar creada en piedra, debes probarla y actualizarla constantemente. Por ejemplo en mi video anterior no coloque la animación de subscribirse y darle click en la campanita y este es un task que agregue a mi lista que reviso antes de hacer render.

Conclusión

Con estos cuatro pasos puedes crear tu propia Checklist e irla puliendo hasta tener una herramienta que te ayude a realizar esas tareas de manera eficiente.

Como todas herramientas, solo son útiles si las usamos. Para que las Checklist sean efectivas tenemos que consultarlas sin importar lo familiarizado que estemos con el proceso. Aplacándolas crearemos una excelente trayectoria de trabajo de alta calidad minimizando los errores.

Incluso, con información como esta la mayoría de las personas no están utilizando las Checklist, esta podría ser tu ventaja competitiva.

El siguiente paso es preguntarte

¿Cual es la tarea mas importante en mi vida personal o profesional en la que estoy teniendo problemas?

¿Que proceso es el que actualmente me causa la mayor cantidad de estrés?

Y comenzar a crear tus propias Checklists.

Guía para crear una Checklist realmente efectiva.
Guía para crear una Checklist realmente efectiva.

En este link te dejo una checklist que me ha ayudado a agilizar mi proceso de creación de contenidos para YouTube para que la puedas descargar de forma gratuita. Estas te pueden servir de punto de partida para crear tu propio proceso.

Espero que crear una Checklist realmente efectiva te ayuden a facilitar tus procesos.

Ángel Montiel Autor

Ángel Montiel

Brand Designer

Me apasiona crear marcas y estrategias de creación de contenido para emprendedores.

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